Szybko i wygodnie, od złożenia wniosku, aż po otrzymanie elektronicznej odpowiedzi. Bez stania w kolejce. Nowe e-usługi pojawiły się na platformie e-urząd, którą rozwija, przy wsparciu Funduszy Europejskich, Urząd Gminy Turek.
Przed realizacją projektu w gminie działały już co prawda podstawowe rozwiązania umożliwiające elektroniczny kontakt z urzędem, jednak zakres dostępnych usług był ograniczony.
- Część procedur nadal wymagała tradycyjnej, papierowej obsługi oraz osobistego stawiennictwa w urzędzie. Konieczna była potrzeba dalszej cyfryzacji, rozwoju elektronicznego obiegu dokumentów oraz integracji wykorzystywanych systemów informatycznych – wymienia Gabriela Kolenda, sekretarz gminy. - Wyzwaniem było m.in. zwiększenie poziomu automatyzacji obsługi mieszkańców oraz możliwości kompleksowego załatwienia sprawy przez internet – dodaje.
Zwiększając dostępność
Unijne przedsięwzięcie przygotowano z myślą o budowie nowoczesnego środowiska e-usług. Ma ono umożliwić korzystanie z usług publicznych przy użyciu profilu zaufanego i innych bezpiecznych metod uwierzytelnienia. Wśród założeń projektu znalazło się także ograniczenie barier technologicznych i organizacyjnych. Nie bez znaczenia pozostaje również zwiększenie dostępności usług cyfrowych dla mieszkańców obszarów wiejskich.
Ważną częścią przedsięwzięcia było wdrożenie systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją wraz z Systemem Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji oraz rozbudową platformy eUrząd. Unijne środki pozwoliły na zakup nowoczesnego oprogramowania wspierającego oraz integrację systemów m.in. z platformą EPUAP czy KSEF. Dodatkowo możliwe było wprowadzenie elektronicznych formularzy pozwalających na załatwianie spraw online oraz automatyzacja wybranych procesów administracyjnych, np. obsługi decyzji podatkowych.
- Istotna była też możliwość modernizacji infrastruktury teleinformatycznej urzędu. Kupiliśmy sprzęt komputerowy i urządzenia wspierające obsługę e-usług. Nasi pracownicy przeszli zaawansowane szkolenia z zakresu działania nowych systemów – wylicza Gabriela Kolenda.
Szybciej, wygodniej, bezpieczniej
Najważniejszą korzyścią dla mieszkańców i przedsiębiorców jest możliwość rozwiązania wielu spraw urzędowych bez wychodzenia z domu.
- Projekt przyczynił się do skrócenia czasu obsługi interesantów, poprawy jakości komunikacji z urzędem oraz zwiększenia dostępności informacji publicznych – mówi Karol Mikołajczyk, wójt gminy.
- Mieszkańcy zyskali także możliwość zdalnego monitorowania stanu realizacji swoich spraw – dodaje.
Za pośrednictwem internetu mieszkańcy mogą obecnie załatwić wiele spraw urzędowych, w tym m.in. złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia o zameldowaniu, zmianę adresu w ewidencji podatkowej, udostępnienie informacji publicznej czy przeniesienie decyzji o warunkach zabudowy. Dostępne są również bardziej specjalistyczne usługi, takie jak złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na usunięcie drzew lub krzewów.
Istotne znaczenie ma również zwiększenie poziomu automatyzacji procesów administracyjnych, która pozwala ograniczyć liczbę dokumentów przetwarzanych w formie papierowej, skrócić czas obsługi spraw, usprawnić przepływ informacji między komórkami urzędu oraz zwiększyć bezpieczeństwo przetwarzania danych.
- Nasz projekt ma również znaczenie społeczne. Pomaga przełamywać bariery związane z wykluczeniem cyfrowym i zwiększa kompetencje mieszkańców w zakresie korzystania z usług elektronicznych – przekonuje Gabriela Kolenda.
W przyszłości gmina Turek nadal zamierza inwestować w rozwój e-usług.
- Elektroniczna administracja pozostaje jednym z ważnych kierunków działań gminy. Planujemy dalsze rozszerzanie katalogu usług dostępnych online oraz rozwój narzędzi usprawniających kontakt mieszkańców i przedsiębiorców z urzędem – mówi Karol Mikołajczyk. - Cel: tworzenie administracji bardziej dostępnej, efektywnej i przyjaznej dla użytkowników. Chcemy również wzmacniać kompetencje cyfrowe naszych pracowników i mieszkańców, aby e-usługi były jeszcze bardziej powszechne i łatwo dostępne dla wszystkich – dodaje.
Całkowity koszt projektu „Rozbudowa dostępu obywateli i przedsiębiorców do cyfrowych usług publicznych wraz z ich automatyzacją w gminie Turek” to kwota przeszło 500 tys. zł, z czego unijne dofinansowanie wyniosło ponad 350 tys. zł.
Dominik Wójcik