Pytania do naborów | Fundusze Europejskie dla Wielkopolski

FEWP.06.17-IZ.00-001/25

• Czy zakup używanego sprzętu jest możliwy? Czy może być np. poleasingowy? Jeśli tak, to na jakich zasadach?

  Co do zasady, istnieje możliwość zakupu używanego/poleasingowego sprzętu. Należy mieć na uwadze, że zgodnie z zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatków. Podwójne finansowanie oznacza w szczególności m. in.:
  • rozliczenie zakupu używanego środka trwałego, który był uprzednio współfinansowany z udziałem środków UE;
  • rozliczenie wydatku poniesionego przez leasingodawcę na zakup przedmiotu leasingu w ramach leasingu finansowego, a następnie rozliczenie rat opłacanych przez beneficjenta w związku z leasingiem tego przedmiotu.
  
  Równocześnie, IZ FEW zwraca uwagę na fakt, że zgodnie z zapisami ww. wytycznych, zakup mebli, sprzętu i pojazdów wliczany jest do limitu wydatków w ramach cross-financingu, który w przedmiotowym naborze nie może przekroczyć 15% wartości projektu. Wyjątki stanowią sytuacje, w których:
  • zakup zostanie zamortyzowany w całości w okresie realizacji projektu;
  • beneficjent udowodni, że zakup będzie najbardziej opłacalną opcją, tj. wymaga mniejszych nakładów finansowych niż inne opcje, np. najem lub leasing, ale jednocześnie jest odpowiedni do osiągnięcia celu projektu; przy porównywaniu kosztów finansowych związanych z różnymi opcjami, ocena powinna opierać się na przedmiotach o podobnych cechach; uzasadnienie zakupu jako najbardziej opłacalnej opcji powinno wynikać z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu, lub
  • zakupy te są konieczne dla osiągniecia celów projektu (np. doposażenie pracowni naukowych); uzasadnienie konieczności tych zakupów powinno wynikać z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu (za niezasadny należy uznać zakup sprzętu dokonanego w celu wspomagania procesu wdrażania projektu, np. zakup komputerów na potrzeby szkolenia osób bezrobotnych).
  Zasadność zakupu sprzętu i sposób jego wykorzystania w ramach projektu stanowić będą element oceny merytorycznej projektu.

• Czy w ramach działania możliwe jest udostępnienie sali (do prowadzenia warsztatów) jako wkładu własnego rzeczowego. Chciałbym również zapytać, czy istnieje możliwość rozliczenia takiego wkładu bez konieczności przedstawiania potwierdzenia finansowego - sala została nam udostępniona w ramach rozliczenia za remont którego dokonaliśmy?

  Co do zasady, wniesienie wkładu własnego niepieniężnego do projektu w postaci użyczenia sal na realizację warsztatów jest dopuszczalne. Niemniej, jednak zgodnie z zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021 – 2027, wkład własny niepieniężny może obejmować m.in. nieodpłatne udostępnienie nieruchomości lub infrastruktury, pod warunkiem że:
  
  wniesie wkładu przyczynia się bezpośrednio do realizacji celów projektu,
  wartość wkładu została należycie potwierdzona dokumentami o wartości dowodowej równoważnej fakturom,
  wkład może zostać poddany niezależnej ocenie i weryfikacji,
  wkład nie był uprzednio finansowany ze środków UE.
  Tym samy, w przypadku wnoszenia wkładu niepieniężnego w postaci udostepnienia sal konieczne jest przedstawienie metodologii wyliczenia przyjętej wartości udostępnienia sal, a także odpowiednio ją udokumentować.

• Chciałbym spytać o sposób ofertowania, w jakiej formie oferta ma być dostarczona oraz od jakiej kwoty są wymagane oferty, czy jest to gdzieś wskazane?

  Zgodnie z zapisami kryterium merytorycznego punktowego nr 6 tworząc budżet projektu wnioskodawca ma obowiązek udokumentowania przeprowadzonego rozeznania rynkowego, którego przedłożenie może być wymagane na etapie ewentualnych negocjacji projektu. Przez rozeznanie rynkowe należy rozumieć sformułowane pisemnie porównanie cen u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców (o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców), sporządzone najpóźniej do dnia złożenia pierwotnego wniosku o dofinansowanie. Przy określaniu stawek zawartych w budżecie projektu należy wybierać wartość uśrednioną.
  
  W ramach naboru obowiązuje załącznik nr 3 Wymagania dotyczące standardu oraz cen rynkowych najczęściej finansowanych, w ramach danej grupy projektów, towarów lub usług dla Działania 06.17 Budowanie potencjału społeczeństwa obywatelskiego i partnerów społecznych, w którym określone zostały najczęściej występujące koszty w projektach. W przypadku przedstawienia w budżecie projektu wydatków zgodnych z kwotami określonymi w standardzie cen ww. rozeznanie nie jest wymagane.
  
  Wnioskodawca jest zatem zobligowany do posiadania dokumentów potwierdzających zasadność przyjętej w projekcie ceny dla każdego wydatku, który:
  
  przekracza dopuszczalne kwoty określone w standardzie cen lub
  nie został w nim uwzględniony.
  Rozeznanie może mieć postać zapisanych tzw. zrzutów ekranu z cenami wskazanymi na stronach internetowych, może to być przedstawienie dedykowanych dla wnioskodawcy ofert lub odpowiedzi na zapytania wysłane drogą mailową. Należy pamiętać by w ofertach wskazane były parametry jakościowe danego sprzętu lub wymiar danej usługi.

• W przypadku partnerstwa w projekcie proszę o informację - czy i w jakiej minimalnej kwocie musi być wkład finansowy partnera?

  W przypadku projektów partnerskich IZ FEW nie wymaga by wkład własny został wniesiony także przez partnera.

• Czy koordynator projektu może być zatrudniony na umowę o pracę i będzie się to wpisywać w działania merytoryczne?

  Wynagrodzenie koordynatora projektu wiążę się z administracyjną obsługą projektu i nie jest uznawane za działania merytoryczne. Zgodnie z zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 wynagrodzenie koordynatora wpisuje się w katalog kosztów pośrednich.
  
  Pod pojęciem kosztów pośrednich rozumiane są koszty niezbędne do realizacji projektu, których nie można bezpośrednio przypisać do głównego celu projektu - w szczególności są to koszty administracyjne związane z obsługą projektu (np. wynagrodzenia osób odpowiedzialnych za zarządzanie, rozliczanie, monitorowanie projektu lub prowadzenie innych działań administracyjnych w projekcie), która nie wymaga podejmowania merytorycznych działań zmierzających do osiągnięcia celu projektu. Katalog kosztów pośrednich wskazany jest w Podrozdziale 3.12 ww. Wytycznych.
  
  Tym samym, koordynator projektu może zostać zatrudniony na umowę o pracę, jednak koszt jego wynagrodzenia pokrywany jest w ramach stawki ryczałtowej kosztów pośrednich i nie jest wykazywany w szczegółowym budżecie projekty jako odrębny wydatek.

• W jakie sprzęty jest możliwe doposażenie w zakresie: „umożliwienia wdrażania nowych metod działania lub świadczenia nowych rodzajów usług, albo rozwoju istniejących usług/metod pod aktualne potrzeby”

  Rodzaj i zakres doposażenia uzależniony jest od potrzeb danej organizacji oraz specyfiki prowadzonych przez nią działań. Zgodnie z kryterium dostępu nr 4 zaplanowane do realizacji w ramach projektu działania powinny wynikać z planu rozwoju/strategii funkcjonalnej organizacji. Tym samym, potrzeba doposażenia powinna wynikać z istniejącej lub opracowywanej w ramach projektu strategii ogólnej/strategii funkcjonalnej organizacji, ponadto we wniosku o dofinansowanie powinno znaleźć się uzasadnienie konieczności doposażenia wraz ze wskazaniem w jaki sposób wpłynie ono na zmianę funkcjonowania/świadczenia usług przez organizację.
  
  Na potrzeby przedmiotowego naboru, IZ FEW opracowała Wymagania dotyczące standardu oraz cen rynkowych najczęściej finansowanych, w ramach danej grupy projektów, towarów lub usług dla Działania 06.17 Budowanie potencjału społeczeństwa obywatelskiego i partnerów społecznych, w którym określone zostały najczęściej występujące koszty w projektach. Przedmiotowy dokument wskazuje warunki kwalifikowania wydatków wraz z dopuszczalną ceną m.in. dla zakupu rzutnika, laptopa z oprogramowaniem, urządzenia wielofunkcyjnego, monitora multimedialnego, jednak, nie stanowi katalogu zamkniętego i dopuszczalne jest ujmowanie w budżetach kosztów niewskazanych w ww. zestawieniu.
  
  IZ FEW informuje także, że zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 zakup sprzętu/mebli/samochodu wliczany jest do limitu wydatków w ramach cross-financingu, który w przedmiotowym naborze nie może przekroczyć 15% wartości projektu. Wyjątki stanowią sytuacje, w których:
  
  zakup zostanie zamortyzowany w całości w okresie realizacji projektu;
  beneficjent udowodni, że zakup będzie najbardziej opłacalną opcją, tj. wymaga mniejszych nakładów finansowych niż inne opcje, np. najem lub leasing, ale jednocześnie jest odpowiedni do osiągnięcia celu projektu; przy porównywaniu kosztów finansowych związanych z różnymi opcjami, ocena powinna opierać się na przedmiotach o podobnych cechach; uzasadnienie zakupu jako najbardziej opłacalnej opcji powinno wynikać z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu, lub
  zakupy te są konieczne dla osiągniecia celów projektu (np. doposażenie pracowni naukowych); uzasadnienie konieczności tych zakupów powinno wynikać z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu (za niezasadny należy uznać zakup sprzętu dokonanego w celu wspomagania procesu wdrażania projektu, np. zakup komputerów na potrzeby szkolenia osób bezrobotnych).

• Punkt 2.2. Informacja o występowaniu pomocy publicznej - Fundacja jeszcze nigdy nie ubiegała się o pomoc de minimis. Jaki typ pomocy powinnam tu zaznaczyć? Proszę także o informację co należy wskazać w rozwinięciu punktu 2.2, w którym należy wskazać liczbę pracowników i osiągane obroty - W obecnym roku obrotowym (rok n) Roczna suma bilansowa (rok n), Roczna wartość obrotów netto (rok n) - czyli za rok 2025? - zapytanie dotyczy obrotów z działalności gospodarczej czy z operacyjnej w którą wchodzą dotacje?

  W punkcie 2.2 przy każdym z pól (pomoc publiczna, pomoc de minimis, pomoc de minimis II stopnia) istnieje możliwość wskazania odpowiedzi „Nie”. Jeśli jednak wnioskodawca przewiduje, że w ramach projektu może wystąpić pomoc publiczna/de minimis to w danym polu powinien zaznaczyć odpowiedź „Tak”.
  
  IZ FEW wyjaśnia, że zgodnie z kryterium dostępu nr 4 zakres merytoryczny projektu dotyczyć może jedynie nieodpłatnej działalności statutowej organizacji obejmowanej wsparciem. Co do zasady, w takiej sytuacji pomoc publiczna/de minimis nie wystąpi. IZ FEW zwraca jednak uwagę, że w przypadku doposażenia organizacji, która poza działaniami nieodpłatnymi prowadzi także działalność odpłatną co do zasady może nastąpić zachwianie konkurencji na rynku, a tym samym może wystąpić pomoc de minimis. Taka sytuacja może mieć miejsce w szczególności w sytuacji, w której zachodzi ryzyko, że zakupiony w ramach projektu sprzęt lub inne wyposażenie wykorzystywane będzie także w ramach odpłatnej działalności prowadzonej przez organizację.
  
  IZ FEW zaznacza, że to na wnioskodawcy spoczywa obowiązek weryfikacji wystąpienia pomocy de minimis zgodnie z przepisami wskazanymi w rozdziale 6 ww. regulaminu.
  
  Rozwinięcie punktu 2.2 uzupełniane jest jedynie w przypadku, w którym wnioskodawca wskaże, że w ramach projektu wystąpi pomoc publiczna/de minimis. W pozostałych przypadkach pole nie będzie aktywne. Niemniej jednak, jako rok N rozumiany jest rok, w którym wnioskodawca składa wniosek tj. 2025, a jako obroty należy rozumieć wartość przychodów, w tym przychodów osiągniętych z tytułu otrzymanego dofinansowania na realizację projektów.

• Czy wydatki podnoszące jakość i efektywność pracy pracowników organizacji (np. remont pokoi biurowych, instalacja stabilnego systemu ogrzewania, remont zaplecza socjalnego, itp.) będą wydatkami kwalifikowalnymi? Zakładając, że wpisują się one w założenia statutowe rozwoju organizacji.

  IZ FEW, na podstawie przedstawionych informacji, nie jest w stanie udzielić jednoznacznej odpowiedzi na pytanie. Kwalifikowalność i zasadność kosztów stanowić będzie element oceny merytorycznej, która prowadzona będzie przez Komisję Oceny Projektów, w oparciu o całościowe zapisy wniosku o dofinansowanie projektu. Zasadność wsparcia zależy od jego powiązania z celem głównym projektu i powinna zostać szczegółowo uzasadniona we wniosku o dofinansowanie projektu.
  
  Zgodnie z zapisami Regulaminu wyboru projektów, realizowane w projekcie działania muszą wynikać z planu rozwoju/strategii funkcjonalnej organizacji oraz dotyczyć jedynie nieodpłatnej działalności statutowej organizacji. Dodatkowo, obszar działania obejmowanej wsparciem organizacji musi wpisywać się w minimum jeden obszar ze wszystkich Celów szczegółowych EFS+ określonych w art. 4 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1057 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające Europejski Fundusz Społeczny Plus (EFS+) oraz uchylające rozporządzenie (UE) nr 1296/2013.
  
  Prowadzenie remontów oraz montowanie instalacji, co do zasady, nie wpisuje się w zakres pomocy finansowany ze środków EFS+. Zgodnie z zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 budowa nowej infrastruktury oraz wykonywanie wszelkich prac w ramach istniejącej infrastruktury, których wynik staje się częścią nieruchomości i które zostają trwale przyłączone do nieruchomości, w szczególności adaptacja oraz prace remontowe związane z dostosowaniem nieruchomości lub pomieszczeń do nowej funkcji, stanowi wydatek w ramach cross-financingu, który w ramach przedmiotowego naboru nie może przekroczyć 15% wartości wydatków kwalifikowalnych projektu. Limit cross-financingu rozumiany jest jako suma wydatku bezpośredniego oraz proporcjonalnie naliczonej do niego wartości kosztów pośrednich tj. w przypadku maksymalnej całkowitej wartości projektu wynoszącej 500 000,00 zł maksymalna dopuszczalna wartość wliczanego do poziomu cross-financingu kosztu bezpośredniego wyniesie 60 000,00 zł.
  
  Tym samym ewentualne prace remontowe mogą stanowić tylko niewielką część realizowanych w projekcie działań, konieczne jest także udowodnienie, że poniesienie ww. wydatków wynika z potrzeby realizacji danego projektu. IZ FEW, zwraca także uwagę na fakt, że we wniosku o dofinansowanie należy wykazać dlaczego przeprowadzenie poszczególnych prac remontowych jest konieczne oraz w jaki sposób przełoży się ono na zwiększenie potencjału danej organizacji np. poprzez umożliwienie realizacji nowych działań lub poszerzenie ich o działania, które dotychczas nie były realizowane przez organizację.

• Czy zakup hulajnóg potrzebnych do sprawnego i szybkiego przemieszczenia się opiekunów / terapeutów / pracowników organizacji do miejsc zamieszkania podopiecznych (którzy mają ograniczone lub żadne możliwości przemieszczenia się) będzie wydatkiem kwalifikowanym?

  IZ FEW, na podstawie przedstawionych informacji, nie jest w stanie udzielić jednoznacznej odpowiedzi na pytanie. Kwalifikowalność i zasadność kosztów stanowić będzie element oceny merytorycznej, która prowadzona będzie przez Komisję Oceny Projektów, w oparciu o całościowe zapisy wniosku o dofinansowanie projektu. Zasadność wsparcia zależy od jego powiązania z celem głównym projektu i powinna zostać szczegółowo uzasadniona we wniosku o dofinansowanie projektu.
  
  Zgodnie z zapisami Regulaminu wyboru projektów, realizowane w projekcie działania muszą wynikać z planu rozwoju/strategii funkcjonalnej organizacji oraz dotyczyć jedynie nieodpłatnej działalności statutowej organizacji. Dodatkowo, obszar działania obejmowanej wsparciem organizacji musi wpisywać się w minimum jeden obszar ze wszystkich Celów szczegółowych EFS+ określonych w art. 4 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1057 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające Europejski Fundusz Społeczny Plus (EFS+) oraz uchylające rozporządzenie (UE) nr 1296/2013. W przypadku doposażenia należy pamiętać, że musi ono mieć na celu umożliwienie wdrażania nowych metod działania lub świadczenia nowych rodzajów usług, albo rozwoju istniejących usług/metod pod aktualne potrzeby.
  
  IZ FEW zwraca również uwagę na fakt, że zakup mebli, sprzętu i pojazdów wliczany jest do limitu wydatków w ramach cross-financingu, który w przedmiotowym naborze nie może przekroczyć 15% wartości projektu. Wyjątki stanowią sytuacje, w których:
  • zakup zostanie zamortyzowany w całości w okresie realizacji projektu;
  • beneficjent udowodni, że zakup będzie najbardziej opłacalną opcją, tj. wymaga mniejszych nakładów finansowych niż inne opcje, np. najem lub leasing, ale jednocześnie jest odpowiedni do osiągnięcia celu projektu; przy porównywaniu kosztów finansowych związanych z różnymi opcjami, ocena powinna opierać się na przedmiotach o podobnych cechach; uzasadnienie zakupu jako najbardziej opłacalnej opcji powinno wynikać z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu, lub
  • zakupy te są konieczne dla osiągniecia celów projektu (np. doposażenie pracowni naukowych); uzasadnienie konieczności tych zakupów powinno wynikać z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu (za niezasadny należy uznać zakup sprzętu dokonanego w celu wspomagania procesu wdrażania projektu, np. zakup komputerów na potrzeby szkolenia osób bezrobotnych).

• Czy pobyt i trening osób z niepełnosprawnością w mieszkaniu treningowym (wdrażanie nowej metody i formy działania) można zaliczyć do kosztów kwalifikowanych? Prowadzenie mieszkań treningowych związane jest z uruchomieniem nowych usług i ma podnieść jakość realizowanych działań przez fundację.

  Nie, w ramach przedmiotowego naboru nie ma możliwości realizacji tego typu wsparcia. Zgodnie z zapisami Wytycznych dotyczących realizacji projektów z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w regionalnych programach na lata 2021-2027 mieszkania treningowe lub wspomagane mogą być prowadzone przez organizacje pozarządowe (o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, oraz podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 tej ustawy, prowadzące działalność w zakresie pomocy społecznej, pieczy zastępczej lub integracji i reintegracji zawodowej i społecznej osób zagrożonych wykluczeniem społecznym) jedynie na zlecenia jednostki samorządu terytorialnego (zgodnie z art. 25 ustawy o pomocy społecznej). Tym samym realizacja tego typu wsparcia możliwa jest jedynie poprzez projekty realizowane w partnerstwie z jednostką samorządu terytorialnego, a w ramach przedmiotowego naboru zarówno wnioskodawcą jak i partnerem mogą być wyłącznie organizacje społeczeństwa obywatelskiego.

• Pracujemy dla i z nauczycielkami przedszkolnymi (w 99% przypadków kobietami) - jak odnieść się do kwestii równości płci?

  Kwestia równości płci jest weryfikowana podstawie pytań wskazanych w Standardzie minimum realizacji zasady równości kobiet i mężczyzn w ramach projektów współfinansowanych z EFS+, który został zamieszczony w materiałach pomocniczych. Standard minimum składa się z 5 podstawowych kryteriów oceny, dotyczących charakterystyki projektu. Maksymalna liczba punktów do uzyskania wynosi 5. Wniosek o dofinansowanie projektu nie musi uzyskać maksymalnej liczby punktów za każde kryterium standardu minimum (wymagane są w sumie co najmniej 3 punkty).
  
  Zgodnie z zapisami powyższego standardu istnieją również dwa wyjątki, co do których nie stosuje się standardu minimum:
  
  1) profil działalności beneficjenta (ograniczenia statutowe) - profil działalności wnioskodawców oznacza, że w statucie (lub innym równoważnym dokumencie) istnieje jednoznaczny zapis, iż wnioskodawca przewiduje w ramach swojej działalności wsparcie skierowane tylko do jednej z płci. Na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu, musi zostać podana w treści wniosku informacja, że ten projekt należy do tego wyjątku od standardu minimum - ze względu na ograniczenia wynikające z profilu działalności.
  
  2) zamknięta rekrutacja - projekt obejmuje (ze względu na swój zakres oddziaływania) wsparciem wszystkich pracowników/personel konkretnego podmiotu, wyodrębnionej organizacyjnie części danego podmiotu lub konkretnej grupy podmiotów wskazanych we wniosku o dofinansowanie projektu. W treści wniosku o dofinansowanie projektu musi zostać podana informacja, że ten projekt należy do wyjątku od standardu minimum ze względu na zamkniętą rekrutację - wraz z uzasadnieniem. W celu potwierdzenia, że dany projekt należy do wyjątku, powinno się wymienić z indywidualnej nazwy podmiot lub podmioty, do których jest skierowane wsparcie w ramach projektu.
  
  Dodatkowo, IZ FEW zwraca uwagę, że w grupie docelowej wykazywana jest organizacja społeczeństwa obywatelskiego, a w przypadku osób tylko osoby będące wolontariuszami, członkami lub pracownikami tej organizacji.

• Jeśli w ramach naszego projektu zatrudnimy 2 osoby (lub więcej niż 2), to czy powinni to być przedstawiciele obu płci? Czy mogą być to dwie kobiety lub dwóch mężczyzn?

  Nie, wybór personelu projektu powinien odbywać się na podstawie obiektywnie określonych kryteriów rekrutacji, które nie faworyzują żadnej z płci, w tym m.in. posiadane wykształcenie, doświadczenie czy staż pracy. Stosowanie kryterium płci w procesie rekrutacji pracowników jest niezgodne z prawem pracy.
  
  Przestrzeganie zasad równościowych nie polega na zatrudnieniu do obsługi projektu 50% mężczyzn i 50% kobiet. W przypadku zatrudniania personelu zarządzającego projektem - równościowe zarządzanie projektem polega przede wszystkim na zapewnieniu, że osoby zaangażowane w realizację projektu (na przykład personel odpowiedzialny za zarządzanie, personel merytoryczny, personel wykonawcy/partnera) posiadają odpowiednią wiedzę w zakresie obowiązku przestrzegania zasady równości kobiet i mężczyzn oraz potrafią stosować tę zasadę w codziennej pracy przy projekcie. Zdobycie tej wiedzy może się odbyć poprzez m.in. poinformowanie osób zaangażowanych w realizację projektu na temat możliwości i sposobów zastosowania zasady równości kobiet i mężczyzn w odniesieniu do problematyki tego konkretnego projektu, a także do wykonywanych przez zespół projektowy obowiązków związanych z prowadzeniem projektu. Działaniem podjętym na rzecz równościowego zarządzania projektem może być również na przykład:
  • włączenie do projektu (na przykład jako konsultantów, doradców) osób lub organizacji posiadających udokumentowaną wiedzę i doświadczenie w prowadzeniu działań z zachowaniem zasady równości kobiet i mężczyzn;
  • zapewnienie takiej organizacji pracy zespołu projektowego, która umożliwia godzenie życia zawodowego z prywatnym (na przykład organizacja pracy uwzględniająca elastyczne formy zatrudnienia lub godziny pracy – o ile jest to uzasadnione potrzebami w ramach projektu). Należy jednak tutaj zwrócić uwagę, że zawieranie umów zlecenia lub o dzieło nie zawsze oznacza stosowanie rozwiązań z zakresu godzenia życia zawodowego z prywatnym. Jeżeli we wniosku o dofinansowanie projektu pojawia się sformułowanie, że zespołowi projektowemu zostaną zagwarantowane elastyczne formy pracy, należy wskazać dokładnie jakie działania zostaną podjęte w tym zakresie.
  
  Szczegółowe informacje na temat realizacji zasad równościowych wskazane zostały w Standardzie minimum realizacji zasady równości kobiet i mężczyzn w ramach projektów współfinansowanych z EFS+, który został zamieszczony w materiałach pomocniczych.

• Przy weryfikacji finansowej – czy możemy wybrać najlepszy finansowo rok organizacji (z lat 2024, 2023, 2022) czy też możemy obliczyć średnią na podstawie tych 3 ostatnich lat?

  Tak, wnioskodawca może wybrać rok, z którego chce przedstawić dane. Zgodnie z zapisami kryterium dostępu nr 7 w projektach o całkowitej wartości przekraczającej 60 000 zł należy przedstawić obrót za ostatni zatwierdzony rok obrotowy lub za ostatni zamknięty i zatwierdzony rok kalendarzowy (lub za jeden z ostatnich dwóch lat go poprzedzających).

• Fundacja zamierza ubiegać się o wsparcie na przygotowanie strategii, zarówno rozwoju naszej organizacji pozarządowej, jak i funkcjonalnej. Planujemy zatrudnienie 2-3 osób, w tym koordynatora ds. rozwoju strategicznego i funkcjonalnego oraz jednego lub dwóch specjalistów ds. administracyjnych. Do zadań tego zespołu będzie należało wdrożenie zadań wynikających ze strategii w trakcie trwania projektu. Czy w ramach konkursu obowiązują określone stawki miesięczne wynagrodzenia /przedziały wynagrodzenia dla personelu projektu?

  Nie, IZ FEW nie określiła stawek wynagrodzenia personelu projektu. Zgodnie z zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 Koszt wynagrodzenia personelu projektu EFS+ nie może przekroczyć kwoty wynagrodzenia pracowników beneficjenta na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji lub kwoty wynikającej z przepisów prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465, z późn. zm.) lub statystyki publicznej.
  
  Tym samym, planując wysokość wynagrodzenia personelu projektu, wnioskodawca powinien kierować się przede wszystkim obowiązującym w organizacji regulaminem zatrudniania/regulaminem pracy i zastosować stawki obowiązujące na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji. Jeśli w organizacji nie ma takich stanowisk to konieczne będzie przeprowadzenie rozeznania rynku i przyjęcie stawek na podstawie otrzymanych wyników.
  
  IZ FEW, zwraca także uwagę na fakt, że w przypadku projektów finansowanych ze środków EFS+ należy rozróżnić:
  
  koszty bezpośrednie rozumiane jako koszty kwalifikowalne poszczególnych zadań merytorycznych realizowanych przez beneficjenta w ramach projektu. Wykazywane są w postaci budżetu zadaniowego tj. dla każdego ze wskazanych w projekcie zadań należy wykazać koszty niezbędne do jego realizacji;
  koszty pośrednie rozumiane jako koszty niezbędne do realizacji projektu, których nie można bezpośrednio przypisać do głównego celu projektu, w szczególności koszty administracyjne związane z obsługą projektu, która nie wymaga podejmowania merytorycznych działań zmierzających do osiągnięcia celu projektu. Katalog kosztów pośrednich wskazany jest w Podrozdziale 3.12 ww. Wytycznych.
  Co do zasady, w ramach przedmiotowego naboru do kosztów bezpośrednich można zaliczyć koszty związane z opracowaniem oraz wdrożeniem co najmniej wybranych elementów strategii, jednak same czynności administracyjne, związane z obsługą projektu (np. wynagrodzenia osób odpowiedzialnych za zarządzanie, rozliczanie, monitorowanie projektu lub prowadzenie innych działań administracyjnych w projekcie) stanowić będą koszty pośrednie.
  
  Podobnie w przypadku strategii funkcjonalnej np. z zakresu działań marketingowych jako koszty bezpośrednie projektu mogą zostać uznane działania marketingowe na rzecz statutowej działalności organizacji, wynikające z zapisów strategii marketingowej (lub ogólnej strategii organizacji). Niemniej jednak, koszty promocji projektu (np. zakup materiałów promocyjnych i informacyjnych, zakup ogłoszeń prasowych, utworzenie i prowadzenie strony internetowej o projekcie, oznakowanie projektu, plakaty, ulotki, itp.) wpisują się w katalog kosztów pośrednich.
  
  Dodatkowo, należy pamiętać, że samo finansowanie wynagrodzeń pracowników organizacji społeczeństwa obywatelskiego nie jest uznawane za budowanie potencjału tych organizacji. Takie wydatki mogą być kwalifikowalne wyłącznie jako element innych działań, zmierzających do budowania potencjału organizacji społeczeństwa obywatelskiego do realizacji działań z zakresu np. integracji, edukacji, włączenia społecznego, tj. nie możliwe są działania polegające wyłącznie na finansowaniu bieżącego funkcjonowania czy kosztów operacyjnych tych organizacji.

• Czy możliwy jest wynajem auta elektrycznego?

  Co do zasady, istnieje możliwość uznania wynajmu auta elektrycznego za wydatek kwalifikowalny w ramach projektu. Niemniej jednak, kwalifikowalność i zasadność kosztów stanowić będzie element oceny merytorycznej, która prowadzona będzie przez Komisję Oceny Projektów, w oparciu o całościowe zapisy wniosku o dofinansowanie projektu. Zasadność wsparcia zależy od jego powiązania z celem głównym projektu i powinna zostać szczegółowo uzasadniona we wniosku o dofinansowanie projektu.
  
  Zgodnie z zapisami Regulaminu wyboru projektów, realizowane w projekcie działania muszą wynikać z planu rozwoju/strategii funkcjonalnej organizacji oraz dotyczyć jedynie nieodpłatnej działalności statutowej organizacji. Dodatkowo, obszar działania obejmowanej wsparciem organizacji musi wpisywać się w minimum jeden obszar ze wszystkich Celów szczegółowych EFS+ określonych w art. 4 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1057 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające Europejski Fundusz Społeczny Plus (EFS+) oraz uchylające rozporządzenie (UE) nr 1296/2013.

• Czy można z własnych środków sfinansować różnicę w cenie zakupu np. gruntu? Chodzi o kwotę ponad 15% w ramach cross-financingu.

  IZ FEW nie widzi możliwości rozliczenia tego typu wydatku. Przedmiotem naboru są działania zmierzające do wzmocnienia potencjału wielkopolskich organizacji społeczeństwa obywatelskiego. Przewidziane w projekcie działania mają koncentrować się na opracowaniu planu rozwoju organizacji/strategii funkcjonalnej organizacji oraz wdrożeniu wynikających z nich założeń. Z uwagi na fakt, że działania te finansowane są ze środków EFS+ w głównej mierze powinny koncentrować się na rozwoju kwalifikacji osób zaangażowanych w działania organizacji, rozwój inicjatyw, rozwój współpracy z innymi organizacjami, zwiększaniu uczestnictwa mieszkańców w życiu społecznym itp.

• Weryfikacja potencjału – jeśli mamy potencjał z ostatniego, najlepszego roku 100 000 zł, to możemy wnioskować na każdy rok projektu 150%, czyli. np. na projekt 2-letni łącznie to będzie 300 000 zł?

  W ramach kryterium dostępu nr 7 weryfikowane jest czy w projektach o całkowitej wartości przekraczającej 60 000 zł wnioskodawca i partner (jeśli projekt realizowany jest w partnerstwie) posiada obrót za ostatni zatwierdzony rok obrotowy lub za ostatni zamknięty i zatwierdzony rok kalendarzowy (lub za jeden z ostatnich dwóch lat go poprzedzających) równy lub wyższy połowie rocznych wydatków wnioskodawcy albo partnera w ocenianym wniosku. W przypadku, gdy projekt trwa dłużej niż jeden rok kalendarzowy należy wartość obrotów odnieść do roku realizacji projektu, w którym wartość planowanych wydatków dla wnioskodawcy albo partnera jest najwyższa. W przypadku projektów partnerskich potencjał finansowy jest badany odrębnie w odniesieniu do wnioskodawcy i każdego z partnerów.
  
  W przypadku, w którym wnioskodawca posiada obrót na poziomie 100 000,00 zł to jego roczne wydatki w ramach projektu mogą wynieść maksymalnie 200 000,00 zł w danym roku kalendarzowym, w którym realizowany jest projekt.

• Czy organizacja, która wnioskuje na kwotę do 60 000 zł musi załączyć dokumenty finansowe?

  Nie, kryterium potencjału finansowego wnioskodawcy i partnerów nie dotyczy projektów o całkowitej wartości nieprzekraczającej 60 000,00 zł.
  
  Równocześnie, IZ FEW przypomina, że minimalna wartość projektu nie może być mniejsza niż 50 000,00 zł.

• Czy osoby z niepełnosprawnością są rozumiane jako osoby z orzeczeniem wydanym według prawa polskiego, czy jako spełniające definicję z Konwencji ONZ? Jeśli dotyczy, jak należy to dokumentować?

  Zgodnie z definicją wskaźnika produktu Liczba osób z niepełnosprawnościami objętych wsparciem w programie: Za osoby z niepełnosprawnościami uznaje się osoby niepełnosprawne w świetle przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, a także osoby z zaburzeniami psychicznymi, o których mowa w ustawie z dnia 19 sierpnia 1994 r. o ochronie zdrowia psychicznego tj. osoby z odpowiednim orzeczeniem lub innym dokumentem poświadczającym stan zdrowia.
  
  Osoby z niepełnosprawnościami to też uczniowie albo dzieci w wieku przedszkolnym posiadające orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego wydane ze względu na dany rodzaj niepełnosprawności lub dzieci i młodzież posiadające orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych wydawane ze względu na niepełnosprawność intelektualną w stopniu głębokim. Orzeczenia uczniów, dzieci lub młodzieży są wydawane przez zespół orzekający działający w publicznej poradni psychologiczno-pedagogicznej, w tym poradni specjalistycznej.
  
  Dokumentami potwierdzającymi niepełnosprawność mogą być zatem orzeczenie o niepełnosprawności, zaświadczenie od lekarza psychiatry, orzeczenie dla uczniów.
  
  IZ FEW przypomina jednak, że w grupie docelowej wykazywani są wyłącznie członkowie, wolontariusze, pracownicy organizacji społeczeństwa obywatelskiego, jeśli są obejmowani wsparciem. Dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestników projektu w ramach naboru FEWP.06.17-IZ.00-001/25 wskazane zostały w materiale pomocniczym.

• Czy koszty studiów dla pracowników, wolontariuszy organizacji czy też dla współpracujących trenerów, to są koszty zewnętrzne czy koszty wsparcia uczestników? Studia mają na celu umożliwienie wdrażania nowych metod działania i świadczenia nowych rodzajów usług wynikających z planu rozwoju i strategii funkcjonowania organizacji.

  IZ FEW zakłada, że prowadzenie studiów zostanie zrealizowane przez podmioty zewnętrzne np. uczelnię, dlatego należy przypisać je do kategorii usługi zewnętrzne. Zgodnie z definicją wskazaną w Załączniku 2 – Wykaz kategorii wydatków dla Działania 06.17 do kategorii usług zewnętrznych włączone są wydatki związane z pozyskaniem i korzystaniem z usług lub innych czynności wykonywanych na rzecz beneficjenta przez podmioty zewnętrzne, którym zlecono ich wykonanie.
  
  Dodatkowo, IZ FEW zwraca uwagę, że realizacja wsparcia dla współpracujących trenerów jest możliwa tylko w przypadku, w którym są oni wolontariuszami, członkami lub pracownikami organizacji.

• Jeżeli fundacja nie prowadzi działalności gospodarczej oraz zatrudnia do 5 osób, co zaznaczyć we wniosku, w sekcji wielkość przedsiębiorstwa? „Mikro” czy „nie dotyczy”?

  Należy wskazać „mikro”.

• Czy w projekcie może brać udział stowarzyszenie zwykle, nie zarejestrowane w KRS?

  Tak, stowarzyszenie zwykłe posiadające wpis do rejestru prowadzonego przez starostę może ubiegać się o wsparcie w ramach przedmiotowego naboru. IZ FEW przypomina jednak, że wnioskodawca musie spełniać również pozostałe warunki, które zostały określone w kryteriach dostępu – zatem wnioskodawca musi posiadać dokumenty na podstawie, których jest w stanie wykazać, że:
  • stowarzyszenie zostało utworzone minimum 12 miesięcy przed dniem ogłoszenia naboru oraz
  • posiada funkcjonującą na obszarze województwa wielkopolskiego siedzibę/oddział (również minimum 12 m-cy od dnia ogłoszenia naboru).
  
  Równocześnie, ww. stowarzyszenie musi być także uczestnikiem projektu (zgodnie z kryterium dostępu nr 5), zatem:
  • musi działać aktywnie na terenie województwa wielkopolskiego,
  • obszar jego działania musi wpisywać się w minimum jeden obszar ze wszystkich Celów szczegółowych EFS+ określonych w art. 4 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1057 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające Europejski Fundusz Społeczny Plus (EFS+) oraz uchylające rozporządzenie (UE) nr 1296/2013 (zgodnie z kryterium dostępu nr 3).
  
  Należy pamiętać również, że w projektach o całkowitej wartości przekraczającej 60 000 zł weryfikowane jest czy wnioskodawca i partner posiada obrót za ostatni zatwierdzony rok obrotowy lub za ostatni zamknięty i zatwierdzony rok kalendarzowy (lub za jeden z ostatnich dwóch lat go poprzedzających) równy lub wyższy połowie rocznych wydatków wnioskodawcy albo partnera w ocenianym wniosku.
  
  W przypadku, gdy projekt trwa dłużej niż jeden rok kalendarzowy należy wartość obrotów odnieść do roku realizacji projektu, w którym wartość planowanych wydatków dla wnioskodawcy albo partnera jest najwyższa. W przypadku projektów partnerskich potencjał finansowy jest badany odrębnie w odniesieniu do wnioskodawcy i każdego z partnerów.

• Czy w pkt. 5.2 Uzasadnienie kosztów trzeba uzasadnić każdą pozycję z kosztorysu (np. zatrudnienie koordynatora wolontariatu umowa o pracę) , czy tylko te wymienione w nazwach tj. usługi zewnętrze, cross-financing itd?

  W przypadku punktu 5.2 należy uzasadnić wydatki wskazane w nazwach, o ile występują tj. uzasadnienia dot. zlecania usług w projekcie, sposobów pozyskania środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, cross-financingu, przewidzianego w projekcie wkładu własnego, wydatków ponoszonych poza terytorium kraju.
  
  Dodatkowo, wnioskodawca ma możliwość uzasadnienia poszczególnych wydatków wskazanych w szczegółowym budżecie – nie ma obowiązku uzasadniania każdego z zaplanowanych wydatków. W ramach tego punktu należy w szczególności uzasadnić wydatki przekraczające dopuszczalne kwoty określone w standardzie cen lub wydatki, które nie zostały w nim uwzględnione - w odniesieniu do takich wydatków, wnioskodawca powinien przedstawić kalkulację przyjętej w projekcie ceny jednostkowej przedstawiając wyniki przeprowadzonego rozeznania rynku dokonanego w oparciu o 3 porównane oferty cenowe u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców (o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców).

• Czy w ramach naboru nr FEWP.06.17-IZ.00-001/25 można planować wsparcie wyłącznie dla organizacji i jej pracowników, która jest jednocześnie Wnioskodawcą projektu?

  Tak, wnioskodawca może zaplanować wsparcie obejmujące wyłącznie działania skierowanego do niego oraz jego pracowników/członków/wolontariuszy o ile tego typu działania wynikają z już istniejącej lub opracowywanej w ramach projektu ogólnej lub funkcjonalnej strategii/planu rozwoju organizacji.
  
  IZ FEW zaznacza również, że w ramach projektu organizacja może prowadzić działania skierowane np. do społeczności lokalnej lub innych osób, które standardowo są odbiorcami prowadzonych przez organizację działań. Istnieje także możliwość prowadzenia działań skierowanych do grup osób, które dotychczas nie były odbiorcami działań prowadzonych przez organizację – np. jeśli w wyniku wypracowania lub aktualizacji ogólnego planu rozwoju organizacji/strategii rozwoju pojawi się potrzeba/możliwość rozszerzenia działań lub ich odbiorców. Niemniej jednak, zgodnie z zapisami Regulaminu wyboru projektów, grupę docelową projektu stanowić mogą wyłącznie organizacje społeczeństwa obywatelskiego lub ich pracownicy/członkowie/wolontariusze, tym samym członków społeczności lokalnej lub innych osób z grup, na rzecz których prowadzone są działania organizacji, nie należy wykazywać jako grupy docelowej projektu.
  
  W przypadku realizacji wsparcia kierowanego do szerszej grupy odbiorców np. społeczności lokalnej, we wniosku o dofinansowanie należy dodać wskaźniki specyficzne dla projektu. Wskaźniki te nie powinny jednak odnosić się do osób, a do liczby zrealizowanych działań np. Liczba zrealizowanych inicjatyw oddolnych, Liczba zrealizowanych warsztatów z zakresu edukacji obywatelskiej.