Rodzaj i zakres doposażenia uzależniony jest od potrzeb danej organizacji oraz specyfiki prowadzonych przez nią działań. Zgodnie z kryterium dostępu nr 4 zaplanowane do realizacji w ramach projektu działania powinny wynikać z planu rozwoju/strategii funkcjonalnej organizacji. Tym samym, potrzeba doposażenia powinna wynikać z istniejącej lub opracowywanej w ramach projektu strategii ogólnej/strategii funkcjonalnej organizacji, ponadto we wniosku o dofinansowanie powinno znaleźć się uzasadnienie konieczności doposażenia wraz ze wskazaniem w jaki sposób wpłynie ono na zmianę funkcjonowania/świadczenia usług przez organizację.
Na potrzeby przedmiotowego naboru, IZ FEW opracowała Wymagania dotyczące standardu oraz cen rynkowych najczęściej finansowanych, w ramach danej grupy projektów, towarów lub usług dla Działania 06.17 Budowanie potencjału społeczeństwa obywatelskiego i partnerów społecznych, w którym określone zostały najczęściej występujące koszty w projektach. Przedmiotowy dokument wskazuje warunki kwalifikowania wydatków wraz z dopuszczalną ceną m.in. dla zakupu rzutnika, laptopa z oprogramowaniem, urządzenia wielofunkcyjnego, monitora multimedialnego, jednak, nie stanowi katalogu zamkniętego i dopuszczalne jest ujmowanie w budżetach kosztów niewskazanych w ww. zestawieniu.
IZ FEW informuje także, że zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 zakup sprzętu/mebli/samochodu wliczany jest do limitu wydatków w ramach cross-financingu, który w przedmiotowym naborze nie może przekroczyć 15% wartości projektu. Wyjątki stanowią sytuacje, w których:
zakup zostanie zamortyzowany w całości w okresie realizacji projektu;
beneficjent udowodni, że zakup będzie najbardziej opłacalną opcją, tj. wymaga mniejszych nakładów finansowych niż inne opcje, np. najem lub leasing, ale jednocześnie jest odpowiedni do osiągnięcia celu projektu; przy porównywaniu kosztów finansowych związanych z różnymi opcjami, ocena powinna opierać się na przedmiotach o podobnych cechach; uzasadnienie zakupu jako najbardziej opłacalnej opcji powinno wynikać z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu, lub
zakupy te są konieczne dla osiągniecia celów projektu (np. doposażenie pracowni naukowych); uzasadnienie konieczności tych zakupów powinno wynikać z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu (za niezasadny należy uznać zakup sprzętu dokonanego w celu wspomagania procesu wdrażania projektu, np. zakup komputerów na potrzeby szkolenia osób bezrobotnych).