Pytania do naborów | Fundusze Europejskie dla Wielkopolski

FEWP.06.10-IP.01-001/26

• 25. Partner międzynarodowy projektu prowadzi hotel - w którym mogłoby odbywać się zakwaterowanie uczestników z grupy docelowej, czy również Lider ma pokrywać koszty zakwaterowania uczestników w powyższej sytuacji i czy taka sytuacja jest dopuszczalna, w przypadku projektów z inicjatywy ALMA?

  Przede wszystkim należy pamiętać, że partner ponadnarodowy odpowiada w całości za realizację fazy mobilności zgodnie z zapisami Regulaminu wyboru projektów, która obejmuje m.in.: zdobycie doświadczeń międzykulturowych, edukacyjnych i zawodowych (staż zawodowy) przez osoby młode. Co do zasady dopuszczalne jest, że partner ponadnarodowy prowadzi hotel, jednak jego zadanie nie może sprowadzać się wyłącznie do pełnienia roli podmiotu świadczącego usługi hotelowe czy organizację podróży. Warunkiem jest, aby pełnił on rzeczywistą rolę organizacji przyjmującej uczestników, a usługa hotelowa może stanowić tylko jeden z elementów wsparcia w ramach fazy mobilności. Pomimo, że jest to koszt związany bezpośrednio z uczestnikiem projektu należy wykazać, że wybór tego, a nie innego hotelu służy potrzebom uczestników, a nie interesowi partnera ponadnarodowego. Ponadto koszty noclegu powinny odpowiadać warunkom rynkowym. Należy również pamiętać, że powyższa sytuacja wymaga pisemnych ustaleń pomiędzy organizacją wysyłającą, a organizacją przyjmującą. Dokumenty/umowa partnerstwa powinny zawierać informacje wskazujące, że jest to rozliczenie kosztów uczestnika w ramach mobilności ALMA obejmującej zakwaterowanie, a nie zwykła komercyjna sprzedaż noclegów przez partnera projektu.
  Dodatkowo należy pamiętać, że zgodnie z zapisami Regulaminu wyboru projektów pkt 7.2 Informacje dodatkowe wydatki związane z fazą mobilności uczestników muszą być sfinansowane przez Operatora projektu z państwa wysyłającego (Partnera wiodącego/ Partnera krajowego).

• 26. Zgodnie z Regulaminem wyboru projektów w ramach naboru FEWP.06.10-IP.01-001/26:
  • „Uczestnicy otrzymają: doradztwo zawodowe, intensywne i dopasowane szkolenia (lingwistyczne i/lub zawodowe) oraz doradztwo w celu przygotowania ich do pobytu zagranicznego pod względem organizacyjnym i/lub kulturowym. Kompleksowa opieka doradcy dostępna będzie dla uczestnika przez cały okres jego udziału w projekcie."
  • „Na każdym etapie realizacji projektu istotne jest, aby udział w projekcie oparty był na ścisłej współpracy uczestnika z doradcą/mentorem w celu uwzględnienia indywidualnych potrzeb i oczekiwań uczestnika jak również jego predyspozycji i możliwości w celu osiągnięcia jak najlepszych rezultatów. Każdy etap udziału w projekcie powinien podlegać ocenie, która będzie podstawą do aktualizowania ścieżki udziału we wsparciach."
  Biorąc pod uwagę powyższe zapisy Regulaminu wyboru projektów oraz specyfikę realizacji projektów mobilnościowych rozumiemy, że w ramach przedmiotowego naboru możliwe jest zaplanowanie – w kosztach bezpośrednich – obok doradcy zawodowego oraz mentora również funkcji opiekuna / doradcy ds. procesu mobilności, którego zadaniem byłoby bieżące wsparcie organizacyjne i interwencyjne uczestników podczas realizacji mobilności.

  Tak. W ramach kosztów bezpośrednich możliwe jest zaplanowanie wsparcia uczestnika zarówno przez doradcę zawodowego czy mentora jak i opiekuna w zakresie fazy mobilności. We wniosku o dofinansowanie należy precyzyjnie określić zadania kadry i uzasadnić potrzebę jej zaangażowania do realizacji wsparcia. Należy pamiętać, że na etapie weryfikacji wniosku ocenie podlega sposób wykorzystania zaangażowanej kadry w realizację zaplanowanych zadań, które z kolei muszą jasno wynikać z potrzeb uczestników projektu określonych w IPR.

• 27. Prosimy o potwierdzenie, czy w ramach kosztów projektu dopuszczalne jest również zaplanowanie odpowiedniej puli środków na bilety lotnicze dla tej osoby (opiekuna / doradcy ds. procesu mobilności), tak aby w uzasadnionych przypadkach mogła ona interwencyjnie udać się do miejsca realizacji mobilności lub towarzyszyć uczestnikowi wymagającemu asysty w podróży.

  Tak. W budżecie możliwe jest zaplanowanie kosztu zakupu biletów lotniczych dla np. opiekuna / doradcy ds. procesu mobilności w ramach fazy mobilności, co powinno zostać odpowiednio uzasadnione we wniosku o dofinansowanie.

• 28. Czy w imieniu Partnera ponadnarodowego wniosek może podpisać, w przypadku posiadanego pełnomocnictwa, osoba reprezentująca Partnera wiodącego?

  ION potwierdza, że podpisanie wniosku przez jedną osobę działającą jednocześnie jako reprezentant wnioskodawcy oraz pełnomocnik partnera ponadnarodowego jest dopuszczalne z uwagi na fakt rozpatrzenia danej sytuacji jako technicznej czynności podpisania dokumentu na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
  Należy jednak mieć na uwadze, że powyższa zgoda dotyczy tylko sytuacji, w której nie występują powiązania osobowe pomiędzy partnerami dotyczące reprezentowanych przez nich podmiotów. Dodatkowo udzielone pełnomocnictwo na etapie składania wniosku musi zostać załączone w systemie LSI 2021+.

• 29. Planujemy staże z partnerami z Hiszpanii, Cypru i Grecji (organizacje pozarządowe, które mają już doświadczenie w organizacji projektów ALMA i Erasmus+), czy na etapie wysyłania wniosku musimy już mieć podpisaną umowę partnerską, czy wystarczy list intencyjny z podziałem ról, ale bez poruszania kwestii finansowych?

  Zgodnie z zapisami Regulaminu pkt 4.1 Kryteria wyboru projektów – Kryterium dostępu nr 2 - Instytucja Pośrednicząca dopuszcza możliwość załączenia, do składanego wniosku o dofinansowanie, podpisanego listu intencyjnego w sprawie zawarcia partnerstwa międzynarodowego. Na etapie składania wniosku, w przypadku przedłożenia listu intencyjnego, wymagana jest wyłącznie deklaracja dotycząca zawarcia partnerstwa pomiędzy podmiotami w zakresie realizacji projektu.

• 30. Odnośnie tworzenia budżetu, czy w jego konstrukcji można kierować się stawkami dziennymi w danym kraju na osobę przyjętymi przez Komisję Europejską opisanym w podręczniku Alma czy jednak trzeba wpisując koszty zakwaterowania, podróży przedstawiać za każdym razem 3 różne oferty jako rozeznanie rynku?

  Regulamin wyboru projektów nie zakłada możliwości rozliczania projektu na podstawie stawek jednostkowych. Budżet projektu należy zaplanować na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, w rozbiciu na poszczególne kategorie kosztów, w oparciu o przeprowadzone przez wnioskodawcę rozeznania rynku.

• 31. Czy jest jakaś preferencja urzędu odnośnie skali zasięgu? Czy opisując grupę docelową mamy się powoływać na sytuację osób NEET w całym województwie czy raczej skupić się na konkretnej grupie z Poznania, gdyż tam mieści się nasza siedziba i najczęściej naszymi beneficjentami działań lokalnych jest młodzież z okolicy? Łatwiej nam będzie rekrutować osoby rozszerzając zakres, lecz jeśli chodzi o przygotowanie, to planujemy szkolenia w siedzibie, czy wtedy możemy zaplanować środki na dojazd i nocleg dla osób spoza Poznania?

  Zgodnie Regulaminem wyboru projektów – kryterium formalne nr 7 - Projekt jest skierowany do grup docelowych z obszaru województwa wielkopolskiego. Obszar wsparcia musi wynikać z analizy przeprowadzonej przez wnioskodawcę na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie. Jeśli Wnioskodawca przedstawi we wniosku dane, z analizy których wynika zasadność ograniczenia projektu do konkretnego obszaru to ma taką możliwość. ION zwraca uwagę, że fakt posiadania siedziby na danym obszarze nie jest wystarczającym uzasadnieniem dla wprowadzenia takiego zawężenia.

• 32. Czy za koszt kwalifikowalny może zostać uznane wynagrodzenie opiekuna na stażu zagranicznym? Mamy zamiar wysłać na staż 16 osób i dla każdego z nich zapewnić opiekuna stażu, który będzie odpowiedzialny za wspieranie stażysty, pomoc w realizacji planu rozwoju, wsparcie praktyczne i merytoryczne.

  Co do zasady wynagrodzenie opiekuna na stażu zagranicznym jest kosztem kwalifikowalnym. Zaplanowanie we wniosku o dofinansowanie wynagrodzenia opiekuna stażu dla każdego uczestnika indywidualnie musi wynikać z charakteru grupy docelowej i potrzeb indywidualnych oraz być ukierunkowane na osiągnięcie jak największych korzyści zarówno z punktu widzenia projektu jak i uczestnika przy uwzględnieniu uwarunkowań organizacyjnych (odpowiednie uzasadnienie powinno zostać ujęte we wniosku o dofinansowanie). Zasadne jest aby taki opiekun sprawował nadzór nad grupą uczestników przebywających w czasie jednego wyjazdu. W trakcie jego trwania muszą oni mieć dostęp do programu wsparcia skupiającego się na rozwoju ich umiejętności i kompetencji. Osoby NEET będą potrzebowały pomocy w rozwijaniu umiejętności pracy w grupie oraz innych, które pozwolą im na wykształcenie takich cech jak pewność siebie, wysoka samoocena, samowystarczalność i wytrwałość. Wyjazd zagraniczny ma zapewnić także możliwość do budowania zespołu oraz rozwoju umiejętności miękkich.

• 33. W związku z odpowiedzią: ,,w sytuacji wystąpienia problemów technicznych (inny rodzaj podpisu/nieobsługiwany przez aplikację podpis.gov) partner ponadnarodowy może podpisać wniosek w formacie PDF poza systemem LSI 2021+(...).'' zwracamy się z pytaniem w jaki sposób mamy przekazać podpisany wniosek w formacie PDF poza systemem LSI 2021?

  Podpis wniosku w formacie PDF poza systemem LSI2021+ jest wyłącznie procedura awaryjną. Co do zasady powinna być możliwość podpisania wniosku przez aplikację podpis.gov. Jeśli jednak wystąpią problemy techniczne należy postępować zgodnie z poniższą procedurą:
  a) Wnioskodawca składa wniosek w systemie LSI 2021+, podpisując go certyfikatem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Wniosek otrzymuje status „złożony”;
  b) Wnioskodawca generuje plik PDF z wniosku, podpisuje go (certyfikatem/profilem zaufanym) i przekazuje partnerowi ponadnarodowemu;
  c) Partner ponadnarodowy składa podpis na otrzymanym pliku PDF;
  d) Kompletnie podpisany dokument PDF zostaje przekazany do ION.
  Przekazanie podpisanego dokumentu PDF również odbywa się w LSI2021+ poprzez wysłanie wniosku w module Korespondencja. Należy zwrócić uwagę, że wniosek w formacie PDF musi być podpisany zarówno przez wnioskodawcę jak i wszystkich partnerów (krajowych i zagranicznych). Należy przesłać kompletnie podpisany dokument PDF.