Pytania do naborów | Fundusze Europejskie dla Wielkopolski

FEWP.09.05-IZ.00-001/24

• 1. Zwracam się z prośbą o wyjaśnienie tematu podpisu kwalifikowanego. Jesteśmy Lokalną Grupą Działania, która weźmie udział w konkursie EFS+ dla wniosków niekonkurencyjnych w programie LSI. Osobami do reprezentacji i podpisu dokumentów (wniosków, umów) są dwie osoby z Zarządu LGD. Osoby te pełnią funkcję w naszym Zarządzie społecznie nieodpłatnie, natomiast pracują i pełnia funkcje w innych organizacjach. Nasz Prezes Zarządu, który będzie podpisywał wniosek EFS+, a później umowę ma już podpis kwalifikowany, ale na podpisie widnieje np. „Jan Kowalski Starosta Powiatu X”. I tu pada pytanie czy nasz Prezes może podpisywać wszystkie dokumenty w ramach EFS+ w imieniu LGD takim podpisem kwalifikowanym? Czy jeśli osobą upoważnioną do podpisania dokumentu jest Prezes Zarządu LGD który ma podpis kwalifikowany wystawiony na siebie jako Wicestarosta Powiatu, to czy może takim podpisem zatwierdzać wnioski i umowy z EFS+ w ramach naszego LGD?? Tak samo jest w sytuacji Skarbnika Zarządu LGD, który ma już podpis kwalifikowany wystawiony na Urząd Gminy X, a podpisując się danym podpisem będzie wyświetlało imię i nazwisko z dopisaną funkcją. Czy to koliduje w podpisywaniu dokumentów w ramach LGD?

  Certyfikat kwalifikowany w świetle ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U.2024.422 t.j.) jest równoważny z podpisem odręcznym, a co za tym idzie jest przypisany do jednej osoby. W związku z tym podpisywanie dokumentów dotyczących aplikowania o środki EFS+ w ramach instrumentu RLKS certyfikatem kwalifikowanym wystawionym w celu pełnienia funkcji np.: Starosty Powiatu/Wicestarosty Powiatu/Skarbnika będzie przez Instytucję Zarządzającą akceptowalne. Niemniej jednak Instytucja Zarządzająca (IZ) zwraca uwagę, iż to w gestii osoby wykorzystującej ww. podpis jest rozstrzygnięcie kwestii zgodności z prawem wykorzystania certyfikatu kwalifikowanego zakupionego (np. ze środków publicznych) w celu wykonywania zadań np. danej jednostki samorządu terytorialnego do celów związanych z działalnością Lokalnej Grupy Działania (LGD). Dodatkowo należy mieć na uwadze, że widniejąca na podpisie funkcja może być myląca lub może budzić wątpliwości dotyczące umocowania danej osoby do podpisywania dokumentów związanych z działalnością LGD. W związku z powyższym, IZ  zaleca aby osoby uprawnione posiadały indywidualny/odrębny podpis kwalifikowany.

• 2. W związku ze złożeniem wniosku o płatność chcielibyśmy uzyskać informacje czy wniosek może być podpisany przez jedną uprawnioną osobę (Prezes LGD)?. Jeżeli mają być 2 osoby do podpisania wniosku, to czy taka osoba musi być użytkownikiem LSI2021+, czy przy złożeniu wniosku jest możliwość by wniosek został od razu podpisany przez 2 osoby z jednego konta LSI2021+?

  Wniosek o dofinansowanie musi być podpisany przez odpowiednią osobę/odpowiednie osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu aplikującego o dofinansowanie (np. zgodnie z wpisem do rejestru albo ewidencji właściwych dla formy organizacyjnej wnioskodawcy albo aktualnym upoważnieniem lub pełnomocnictwem). Jeżeli, zgodnie z dokumentami prawnymi określającymi funkcjonowanie Wnioskodawcy (np. statut, wpis do KRS, umowa spółki), do reprezentowania Wnioskodawcy konieczny jest podpis więcej niż jednej osoby, to wszystkie uprawnione osoby powinny być wskazane w punkcie 2.5 w kolejnych pozycjach. Uprawnione do podpisania wniosku o dofinansowanie osoby nie muszą być użytkownikiem LSI2021+. W systemie LSI2021+ istnieje możliwość podpisania wniosku przez 2 osoby z jednego konta.

• 3. Witam, mam techniczne pytanie do wypełniania wniosku z naboru FEWP.09.05-IZ.00-001/24: nasz Zarząd składa się z 5 osób, a dokumenty zgodnie z KRS mogą podpisywać tylko 2 osoby. Czy w punkcie 2.5 wpisać wszystkie 5 osób ?? Pytam dlatego, że w tak uzupełniając automatycznie przepisują się te osoby do punktu 10.1 i tym samym mam wrażenie, że wszystkie 5 będzie musiało podpisać wniosek, czego wolę uniknąć z przyczyn technicznych?? Dodatkowo obawiam się zagrożenia, że wniosek mógłby zostać uznany za nie złożony z powodu braku podpisów wszystkich 5 osób, proszę o informacje w tej kwestii. Jednocześnie wypełniając punkt 2.5 w miejsce pracy wpisałam nasze LGD (chociaż żadna osoba z Zarządu nie jest zatrudniona w LGD), a w kolumnie stanowisko wpisałam stanowisko w LGD czy tak będzie prawidłowo?

  Odpowiadając na zapytanie z 16 kwietnia br. informuję, że w systemie LSI w pkt. 2.5 istnieje techniczna możliwość wskazania wszystkich członków zarządu, jednak logicznym rozwiązaniem będzie wypełnianie informacji dot. jedynie osób które, faktycznie podpisywać będą wniosek (a więc dwóch upoważnionych do podejmowania decyzji członków zarządu)  - rozwiązanie takie będzie prawidłowe i powinno zapewnić sprawne zarządzanie wnioskiem.

  
  

  Jednocześnie informuję, że w polu stanowisko należy wskazać faktycznie pełnioną w instytucji funkcję a więc w tym przypadku będzie to (jak wynika z wiadomości) – członek zarządu.

• 4. Czy można dokonać przelewu z konta, na który wpłynie zaliczka EFS+ na konto ogólne LGD i z niego opłacać zobowiązania.

  Tak, otrzymaną od IZ FEW zaliczkę/refundację należy przelać z konta projektowanego na swoje konto ogólne (niebędące rachunkiem projektowym) i z niego ponosić konkretne wydatki.

• 5. W jaki sposób należy udokumentować rozliczenie 20% zaliczki i od kiedy mogą być rozliczane wydatki finansowane z zaliczki ?

  Projekty KZIA rozliczane są w całości stawką ryczałtową, która należy do uproszczonych metod rozliczania wydatków. Zgodnie z podrozdziałem 3.10. pkt 9 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021 – 2027 koszty rozliczane uproszczoną metodą rozliczania wydatków są traktowane jak wydatki faktycznie poniesione. Nie ma obowiązku gromadzenia faktur i innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na potwierdzenie poniesienia wydatku w ramach projektu. IZ FEW nie ma zatem możliwości i konieczności weryfikowania dokumentów poświadczających prawidłowość wydatków rozliczanych w ramach projektu. Jednocześnie w celu rozliczenia wydatków ( w ramach zaliczki jak i refundacji) weryfikacji przez IZ FEW podlegać będzie:

  
  

  
  
  • część opisowa wniosku o płatność pod kątem postępu realizacji strategii LSR oraz zgodności realizacji projektu z obowiązkami zawartymi w umowie o dofinansowanie dotyczącymi zapewnienia odpowiedniej jakości zarządzania i animacji;
  
  
  • zgodność wartości wskaźników z opisem postępu rzeczowego;
  
  
  • zastosowanie właściwej stawki ryczałtowej oraz prawidłowości wyliczenia kwoty wydatków kwalifikowalnych rozliczanych stawką ryczałtową zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu KZiA oraz metodologią stawki ryczałtowej dla KZiA.
  
  

  
  

  Wydatki w ramach projektu mogą być ponoszone od daty stanowiącej początek realizacji projektu. Zgodnie z  Regulamin wyboru projektów nr: FEWP.09.05-IZ.00-001/24  Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027, początek realizacji projektu stanowi data zawarcia umowy ramowej z odpowiednim LGD. Jednocześnie koszty związane z realizacją projektu poniesione przed zawarciem Umowy wnioskodawca ponosi na własne ryzyko.

• 6. Co to znaczy „udzielone wsparcie" – czy to znaczy wartość podpisanych umów, czy też wartość wypłaconych środków do umów? W Umowie o dofinansowanie projektu EFS+" (§5 ust. zapis brzmi" Jeśli do 31 grudnia 2028 r. wsparcie na wdrażanie LSR w ramach programu regionalnego nie zostanie udzielone w wysokości odpowiadającej 100% wartości określonych w § 5 ust. 2 pkt 2 Umowy Ramowej, kwoty określone w ww. § zostają obniżone o różnicę wartości odpowiadającej 100% kwot określonych w tym § oraz sumy dotychczas udzielonego wsparcia na wdrażanie LSR w ramach programu regionalnego ustalonej według stanu na dzień 31 grudnia 2028 r. Czy ze środków zaliczki można ponosić koszty kredytu pozyskanego na pokrycie wydatków realizowanych przed dniem otrzymania zaliczki i/lub po otrzymaniu zaliczki?

  Przez udzielone wsparcie należy rozumieć wartość podpisanych z IZ FEW umów o dofinansowanie projektu na wdrażanie LSR (pojęcie wsparcia wynika z umowy o warunkach i sposobie realizacji Strategii Rozwoju Lokalnego kierowanego przez Społeczność). Zgodnie z podrozdziałem 2.3 lit. c Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021 – 2027 koszty pożyczki lub kredytu zaciągniętego na prefinansowanie dotacji są wydatkami niekwalifikowalnymi w projekcie. W związku z tym nie można kosztów kredytu ponosić ze środków zaliczki/ refundacji.